Gheorghe Onetiu, Ioan Achim Moise, Mircea Risteiu, Manuela Kadar, Emil Ceuca
- Universitatea "1 Decembrie 1918" Alba Iulia -

Echipa Universitatii "1 Decembrie 1918", Alba-Iulia, a abordat problema calitatii si eficientei serviciilor non-academice din campusul universitar, in special a celor adresate studentilor (cantine, camine, etc). A fost prezentata situatia existenta la Alba-Iulia in perioada 1999-2002, in acest domeniu: modalitatile de finantare a caminelor si cantinelor, gestionarea resurselor, investitiile facute in ultimii ani, problemele intampinate (Anexa V, [2]). Concluzia participantilor romani a fost ca aceste unitati sunt mari consumatoare de resurse, nu exista un control direct, separate, pe fiecare componenta de venituri si cheltuieli. Consultantul britanic a facut o serie de sugestii menite sa faca profitabile cantinele si caminele univeritare: legate de meniuri, servicii directe, ambianta, facilitati, tipurile de chirii, mod de administrare. Se mentioneaza principalele masuri deja luate.

Introducere

Formularea unei astfel de teme in cadrul proiectului EUNET a fost initiata in urma a doua intalniri cu celelalte echipe, precum si a unei alte initiative a Consiliului Britanic: lansarea si dezvoltarea conceptului de universitate anteprenoriala. Pe de alta parte, directorul general al universitatii noastre mai avea si o alta preocupare: ameliorarea situatiei profesionale a intregului personal angajat din universitate. Daca personalul academic beneficiaza de mai multe oportunitati de crestere calitativa, personalul didactic auxiliar, dar si cel administrativ sunt prea implicati in problemele curente, iar oportunitatile de pregatire profesionala sunt mai reduse.

Formarea echipei a avut in vedere, atat initiativele personale ale celor cinci persoane, cat siexperienta lor anterioara in formularea si dezvoltarea proiectelor, implicarea directa a lor in viata academica.

Titlul temei a fost stabilit de catre echipa, prin consultarea cu Gabriel Ivan (Bucuresti) din partea British Council si cu David Warner (UK Consultant - Swansea Institute of Higher Education), care prin experienta proprie a incurajat mult dezvoltarea unei astfel de teme, fiind imperios necesara in majoritatea centrelor universitare.

Situatia universitatii noastre, in perioada 1999-2002

In acest context, o prima remarca trebuie facuta: prezenta tema are la baza inregistrarile contabile existente, finalizate de catre serviciul de audit intern. S-au putut astfel delimita tipurile de venituri (subventiile sunt evidentiate separat) si cheltuieli (cheltuieli cu investitii, cheltuieli de regie, intretineri, chirii, alte cheltuieli cu amanuntul). Alte inregistrari sunt cele legate de cheltuielile cu patrimoniul. Legat de aceste aspecte (modul de inregistrare, separare, manipulare a lor) vor fi facute pe parcurs comentariile necesare. Pe de alta parte, se va prezenta sintetic situatia pe capitole, fara a mentiona sursa contabila utilizata.

Situatia spatiilor de cazare (in caminele studentesti):

Observatii:
- capacitatea totala de cazare variaza, uzual datorita unor probleme administrative;
- chiria nu a urmarit inflatia.

Venituri vs cheltuieli

*- prin legislatia romaneasca anumite tipuri de cheltuieli pot fi facute doar din subventii, alte tipuri de cheltuieli doar din venituri proprii.

Observatii:
- nu sunt inregistrate detaiat tipurile de venituri
- veniturile restaurantului universitar nu au fost inregistrate separate

Doua tipuri de venituri (ROL)

Observatii:
- cheltuielile prezentate sunt suportate din veniturile proprii;
- capitolele alte 1, alte 2 nu ofera nici o informatie legata de natura lor;

Observatii:
- aceste capitole de cheltuieli sunt suportate din subventii.

Analize comparative

Echipa, pe baza inregistrarilor effectuate, chiar insuficiente, si-a propus o prima etapa de analiza "venituri vs cheltuieli".

Pentru inceput, s-a procedat la separarea balantelor venituri proprii- cheltuieli, respectiv subventii- cheltuieli. Acest lucru a aparut a fi necesar in momentul cand ne-am propus dirijarea activitatilor spre finantare proprie.

In ciuda faptului ca anumite tipuri de cheltuieli nu au fost nominalizate, capitolele majore de cheltuieli au fost inregistrate, iar eroorile aparute din analiza nu au fost semnificative.

Balanta venituri proprii - cheltuieli

Figura de mai jos prezinta diferentele in evolutia elementelor specificate, pe ani (sursa- Raportul partial prezentat la video conferinta de la Universitatea Babes Bolyai [2]).

Subventii vs cheltuieli [2]

Ce se intampla cand subventiile sunt sistate (in conditiile in care pentru dezvoltare sunt necesare cam aceleasi capitole de cheltuieli)?
Raspunsul ar putea fi dat de analiza situatiei urmatoare:
- vizual:

- numeric:

Observatie:
- este evidenta situatia in care cheltuielile depasesc veniturile. Se impune deci o analiza a posibilitatii extinderii ariei de activitati in vederea obtinerii de venituri acoperitoare.

Prezentarea raportului partial, respectiv discutiile adiacente, au avut ca rezultat evidentierea urmatoarelor aspecte:

• restaurantele trebuie sa ofere studentilor ceea ce acestia isi doresc zilnic (tinerii nu au in general aceleasi preferinte in legatura cu tipul de mancare ca restul populatiei, dar intre ei sunt omogeni);
• studentii sunt usor de satisfacut, mancarea oferita trebuie sa fie ieftina si la moda;
• atmosfera in care se serveste mancarea trebuie sa fie adecvata: tinereasca, spontana cu cerintele tinerilor;
• locatiile restaurantelor sa fie amplasate in apropierea locatiilor in care studentii locuiesc sau invata;
• se pot folosi cu succes automatele cu autoservire (automate cu jetoane sau fise), intretinute si gestionate de studeti.

Aceste aspecte sunt prezentate in cadrul "programului de eficientizare" a serviciilor pentru studenti.

De asemenea, pentru ameliorarea balantei de venituri si cheltuieli trebuie actionat si in urmatoarele directii:

• corelarea si modificarea taxelor percepute pentru serviciile de cazare, respectiv alte stipulatii contractuale sa se faca in timpul vacantei de vara, cand studentii sunt plecati, pentru a nu se crea reactii negative;
• serviciile din spatiile de cazare trebuie sa fie active (camerele de camin) sa se faca si pe perioada vacantelor; studentii vor plati chiria, dar majoritatea timpului vor fi plecati, deci vor consuma mai putine resurse.

Implementarea temei

Trei aspecte importante a subliniat echipa de la Alba Iulia cu ocazia planului de masuri in directia eficientizarii serviciilor din caminele studentesti si restaurantul universitar.

O prima masura are in vedere observatiile pe marginea temei formulate precum si interventia unui participant in cadrul proiectului (Presentation of the British Council Leadership & Performance in Higher Education Management Seminar (Bath, November 2003), Doina Catana, (Cluj)- (Agenda videoconferintei).

Al doilea aspect luat in calcul este dat de discutia pe marginea raportului temei prezentate de Universitatea din Suceava; ocazie cu care David Warner, consultantul din partea British Council a facut urmatoarele observatii si recomandari:

• structurile existente sunt prea complicate, ruleaza mult personal, ceea ce are ca efect:
  • comunicarea este dificila;
  • se consuma multe resurse pentru plata acestor oameni;
• alocatiile salariale pentru motivarea materiala a personalului administrativ se poate obtine prin reducerea numarului de angajati (aceleasi resurse se impart in mai putine parti), dar o astfel de masura presupune ca cei ramasi sa preia mai multe sarcini;
• exista o ruptura intre structurile academice si cele administrative; se impune o reorganizare, astfel incat acestea sa nu mai fie separate; ar fi utila o chestionare a scopului si a ratiunii pentru care a fost creeata fiecare structura administrativa; probabil ca anumite structuri nu si-ar gasi justificarea sau ar exista anumite suprapuneri intre responsabilitati; prin aceasta metoda se va putea distinge ceea ce este realmente util pentru functionarea universitatii.

Cel de-al treilea aspect avut in vedere are vizeaza o recomandare facuta de David Warner de la finalul expunerilor sale privind atragerea de fonduri de la studetii straini. Pe langa principalele conditii necesare pentru scolarizarea unui student strain, viitorul student international mai ia in considerare cel putin inca sase criterii:

• stilul de viata din tara respectiva, la nivel local (cazare, produse alimentare, ospitalitate, obiceiuri etc);
• conditiiile climatice;
• accesul la alte destinatii europene;
• metodele de predare;
• recunoasterea profesionala;
• securitatea.

Daca o universitate indeplineste cel putin primul set de conditii va fi considerata atractiva si in afara granitelor tarii sale. O importanta deosebita trebuie acordata modalitatilor de recrutare a studentilor internationali. Cele mai utilizate modalitati de recrutare externa sunt:

• formularele de aplicatie on-line, pe website-urile universitatilor;
• absolventii care lucreaza in alte tari;
• studentii straini care sunt deja in Romania;
• parteneriate cu universitati straine;
• birouri permanente in alte tari;
• agentii de recrutare internationala.

Aceste aspecte au fost impuse prin sectiuni formulate in Planul strategic de dezvoltare a universitatii [3] o sectiune speciala- paragraful 2.3. Personalul economic si tehnico- administrativ, modificarea organigramei in sensul simplificarii relatiilor economice si serviciilor catre studeti (respectiv 3.1.3 Directii de actiune si masuri). De asemenea, capitolul 5, Baza materiala, paragraful 5.2, respectiv Anexa 13 Prognoza privind detalierea cheltuielilor pe perioada 2004-2008, exemplifica pe de o parte intelegerea principalelor provocari ale viitorului invatamantului superior romanesc, dorinta de implementare rapida a unor actiuni manageriale (simplificate de existenta in echipa a DGA, respectiv a prorectorului cu cercetarea din universitate) in sensul modificarilor cerute.

In procesul de analiza a noii situatii create, respectiv de stabilire a unei noi baze de relatii inter- universitare, un set de probleme suplimentare au aparut:

• "implementarea" masurilor specifice in contextul legal actual. Cum am putea sa profitam de conceptul de "autonomie universitara"?);.
• in contextul "concurentei pe piata educatiei universitare" ce au in comun doua universitati situate la extrem (exemplu Universitatea "1 Decembrie 1918" din Alba Iulia si Universitatea Babes Bolyai)? . Ce ar putea sa le "forteze" sa stea la aceeasi masa la negocieri?
• in contextul ultimelor evenimente desfasurate pe marginea Declaratiei de la Bologna privind restructurarea invatamantului superior [4], care sunt de fapt prioritatile unei universitati mici?

Bibliografie

1. Balantele de venituri si cheltuieli anii 1999, 2000, 2001, 2002
2. Quality and efficiency in student services (university canteens and dormitories), Partial Report for VIDEO-CONFERENCE, Babes Bolyai University, Thursday, November 27th , 2003
3. Planul strategic de dezvoltare institutionala (perioada 2004-2008), Alba Iulia, ianuarie 2004
4. "Realising the European Higher Education Area", Communiqué of the Conference of Ministers responsible for Higher Education in Berlin on 19 September 2003.