Universitatea Babes-Bolyai, Cluj Napoca

Articolul prezinta abordari ale strategiilor de instruire si ale cailor de imbunatatire ale stilului de management si administrare si ale productivitatii activitatilor la nivel de facultate si departament. Sunt oferite detalii despre continuturile instruirii in domeniile managementului strategic, managementului de proiect, asigurarii calitatii si managementului resurselor umane, dar si o evaluare a rezultatelor si a instruirii.

Universitatea Babes-Bolyai a urmarit in cadrul acestui proiect profesionalizarea managementului. Pentru a realiza acest obiectiv am urmarit:

1. promovarea unui proces de invatamant si a unei activitati de cercetare care corespund cerintelor unei "knowledge-based society", prin formare initiala, educatie continua si integrare in circuitul international de valori;
2. furnizarea unui cadru adecvat pentru contacte multiculturale, multi-lingvistice si interconfesionale; universitatea ofera oportunitati de formare egale in limbile romana, maghiara si germana;
3. participarea la dezvoltarea sociala, culturala si politica la nivel national, regional si local, tinandu-se cont de nevoile comunitatii.

Universitatea noastra a identificat mai multe directii de activitate:
a. dezvoltarea globala si bine echilibrata;
b. dezvoltarea managementului strategic si un proces eficient de planificare;
c. asigurarea echilibrului intre democratie, participare colectiva si transparenta, pe de o parte, si un proces eficient de luare a deciziilor, pe de alta parte;
d. adoptarea principiului calitatii atat in activitatea universitatii cat si in evaluarea acestei activitati.

Intrucat:

• autonomia facultatilor a crescut ca urmare a procesului de descentralizare;
• fiecare facultate are responsabilitati sporite (cresterea responsabilitatii este necesara datorita faptului ca schimbarile rapide din mediul social si economic solicita raspunsuri si solutii rapide);
• resursele umane trebuie sa aiba capacitate de inovare si de a face fata schimbarilor si de a se adapta la schimbare,

consideram ca profesionalizarea managementului administrativ si academic reprezinta un factor central si de mare importanta pentru dezvoltarea viitoare a Universitatii "Babes-Bolyai".

Autoevaluarea progreselor facute cat si a aspectelor care mai pot fi imbunatatite, realizata in fiecare an, arata ca avem nevoie sa abordam in anul 2004 urmatoarele domenii:

a. dezvoltarea competentelor de planificare strategica pentru a asigura dimensiunea antreprenoriala (desi universitatea are un plan strategic care a fost evaluat in fiecare an la nivel de facultate si catedra, sunt departamente care nu au urmarit realizarea planului in sensul realizarii unei universitati de tip antreprenorial);

b. armonizarea dintre managementul academic si cel administrativ (exista inca falii de comunicare si luare a deciziilor intre membri managementului academic si managementului administrativ);

c. dezvoltarea managementului calitatii la nivel de facultate (managementul calitatii este in stadiu incipient in facultati si catedre);

d. dezvoltarea competentelor de management al resurselor umane la nivelul facultatilor si departamentelor (datorate dificultatilor care exista inca in privinta selectarii celui mai bun personal in domeniul administrativ si academic si a lipsei unui program de formare pentru cei aflati la inceputul carierei).

Pentru a transpune in practica aceste obiective am propus 3 tipuri de activitati majore (vezi planul de actiune din anexa)

1. INSTRUIRE

• Formare pentru constructia spiritului de echipa - prin dezvoltarea competentelor specifice de management de proiect, de comunicare in echipa, de parteneriat strategic. Responsabilitatile si rolurile in echipa au fost asumate conform cu responsabilitatile si competentele uzuale ale membrilor echipei. Cooperarea in cadrul echipei de proiect a permis dezvoltarea pentru planificarea strategica in parteneriat a catorva centre reprezentative pentru Universitate care pana in acel moment functionau independent.
• Instruirea in domeniul managementului strategic - a fost conceputa pe ateliere de lucru pentru personalul academic al facultatilor, responsabile de planificarea strategica la nivelul facultatilor.
• Instruirea in domeniul antreprenoriatului - dezvoltarea dimensiunii antreprenoriale la nivelul Universitatii noastre este o preocupare recenta, astfel ca interventia pe aceasta arie a vizat in principal analiza situatiei actuale si oferirea de informatii de ultima ora din domeniu pentru catedrele si facultatile care doreau sa dezvolte si sa implementeze actiuni in acest sens.
• Instruirea in domeniul managementului calitatii - actiunile de asigurare a calitatii au vizat aprofundarea formarii pentru echipele de asigurarea calitatii din cadrul facultatilor si extinderea sistemului de evaluare a cursurilor si profesorilor de catre studenti si la alte facultati.
• Instruirea in domeniul managementului resurselor umane - prima preocupare in domeniul formarii resurselor umane a vizat formarea profesorilor in vederea adoptarii strategiilor interactive in predare si elaborarii restructurarilor curriculare in echipa.
• Instruirea in domeniul comunicarii (atat intre facultati cat si in comunicarea cu mediul).

2. IMPLEMENTAREA UNOR ACTIVITATI SPECIFICE

• Dezvoltarea sistemului de comunicare
• Elaborarea si implementarea unor strategii eficiente in domeniile managementului strategic si al managementului resurselor umane
• Elaborarea si implementarea unor strategii eficiente de management al calitatii

3. PROMOVAREA REZULTATELOR SI ASIGURAREA CONTINUITATII DEZVOLTARILOR VIITOARE

• Promovarea rezultatelor si initiativelor proiectului
• FORUM privind dezvoltarile propuse pentru viitor

Modalitatile de realizare a activitatilor

• Instruire de tip clasic
• Intalniri la nivelul facultatilor , dezbateri si grupuri de lucru
• Materiale, publicatii si newsletters
• Conferinte, proiecte internationale

In cadrul proiectului, in perioada martie-iulie, o echipa formata din: prorector prof. Serban Agachi, secretar general psiholog Dana Opre, sociolog Carmen Pop (Centrul de Management Strategic), psiholog Camelia Moraru (Departamentul pentru Educatia Adultilor), psiholog Gelu Gherghin (Departamentul de Asigurare a Calitatii) si prof. Silvia Irimiea (Departamentul de Managementul Proiectelor) au realizat la nivelul facultatilor ateliere pe urmatoarele teme: management strategic, asigurarea calitatii, managementul proiectelor etc. La aceste intalniri au participat conducerile facultatilor (decan, prodecani, cancelar), administratorul sef de facultate si sefii de catedra.

Teme de discutie

• Management strategic
• Management de proiect
• Asigurarea calitatii
• Management al resurselor umane

Management strategic

• Ce inseamna management strategic
• De ce avem nevoie de el?
• Cum sa realizam un plan strategic / operational?
• Cine trebuie sa-l elaboreze?
• Cum sa folosim planul strategic / operational?
• Cum sa evaluam aceste planuri?

S-a discutat importanta si necesitatea intocmirii, cu cat mai multa seriozitate, a unui Plan Strategic al facultatii, care sa urmareasca directiile de actiune ale universitatii, prezentate in Planul Strategic al Universitatii "Babes-Bolyai" pentru perioada 2004 2007 si sa fixeze obiective specifice fiecarei facultati.

Unele facultati aveau intocmit Planul Strategic, pe marginea caruia s-au purtat discutiile si s-au facut observatii. S-a explicat conducerii facultatilor necesitatea corectarii si adaptarii permanente ale planului strategic, atunci cand se constata ca un anumit obiectiv asumat s-a dovedit neconform cu evolutia ulterioara. Membrilor fiecarei facultati le-au fost expuse cele doua mecanisme de corectare si adaptare a planului strategic: 1. mecanismul de corectare permanenta (presupune interventia factorilor de conducere ori de cate ori este nevoie pentru adecvarea mijloacelor la realizarea obiectivelor) si 2. masuri de corectare majore care se realizeaza cu ocazia elaborarii si negocierii planurilor operationale anuale.

Avand in vedere ca la inceputul anului 2004 in Universitate se desfasoara alegerile pentru functiile de conducere, facultatile urmeaza sa prezinte Planul Strategic (luand in considerare aspectele discutate si tinand cont de obiectivele generale la nivel de universitate) dupa alegerea noilor structuri de conducere. Acest fapt determina ca Planurile Strategice ale facultatilor sa ajunga la Centrul de Management Strategic la sfarsitul lunii februarie 2004. Pentru punerea in practica a planului strategic, fiecare facultate isi elaboreaza bugetul de venituri si cheltuieli.

Toate facultatile aveau intocmit Planul Operational pentru anul 2003, pe marginea caruia s-au purtat discutiile. Observatiile au vizat: modalitatea de formulare a obiectivelor propuse (acestea trebuind sa fie clare, precise si cat mai concrete); descrierea actiunilor concrete necesare pentru realizarea fiecarui obiectiv; utilizarea resurselor pentru realizarea obiectivelor propuse (implicarea personalului in realizarea obiectivelor, stabilirea persoanelor responsabile de indeplinirea fiecarui obiectiv; alocarea resurselor financiare necesare); termenele propuse pentru realizarea obiectivelor (acestea trebuind sa fie cat mai realiste). In urma discutiilor avute, unele facultati au fost rugate sa refaca Planul Operational. Sefilor de catedra li s-a cerut sa intocmeasca un Plan Operational al catedrei si sa urmareasca pas cu pas modul de realizare al obiectivelor propuse.

Planurile Operationale pentru anul 2004 urmeaza sa fie intocmite de noua conducere a facultatii si trimise Centrului de Management Strategic pana la inceputul lunii martie a acestui an.

Datorita faptului ca, in cazul majoritatii facultatilor, planul operational era intocmit de cancelar si revazut de decan, ceilalti membri ai facultatii fiind prea putin implicati sau chiar deloc, s-a subliniat importanta si necesitatea participarii intregului personal implicat in implementarea actiunilor respective. Managementul strategic este un proces continuu, succesul lui depinzand de toti oamenii care muncesc in universitate/facultate, pentru ca ei sunt cei care trebuie sa duca la indeplinire obiectivele propuse. De aceea este foarte important ca ei sa ia parte si la formularea acestor obiective. Viziunea despre starea de peste 4 ani pe care si-o dezvolta facultatea trebuie sa fie impartasita de catre toti membrii facultatii.

La sfarsitul perioadei pentru care este elaborat planul operational, acesta trebuie evaluat. Fiecare facultate, respectiv catedra, trebuie sa faca un inventar al obiectivelor realizate si nerealizate si sa vada care au fost cauzele care au determinat nerealizarea sau realizarea partiala a unor obiective si cum pot fi ele indepartate. Obiectivele nerealizate sau realizate partial urmeaza sa fie trecute in Planul Operational pentru anul urmator, daca se considera ca pot fi realizate si ca exista resurse in aceste sens.

Evaluarea Planului Operational pentru anul 2003 este realizata de catre fiecare sef de catedra, respectiv decan, si este cuprins in raportul de activitate pe care fiecare detinator al unei functii de conducere trebuie sa-l prezinte la incheierea mandatului. Aceste evaluari urmeaza sa fie trimise Centrul de Management Strategic dupa terminarea alegerilor.

In urma discutiilor avute, membrilor facultatilor li s-a solicitat refacerea planurilor operationale (unde era cazul) si intocmirea planului operational la nivelul fiecarei catedre. Planurile operationale refacute au fost trimise Centrului de Management Strategic. In urma studierii lor s-a constatat o imbunatatire considerabila a modalitatii de abordare a dezvoltarii facultatii/catedrei, a folosirii resurselor umane, materiale, financiare si de timp. Dupa terminarea alegerilor urmeaza ca fiecare facultate sa trimita Centrului de Management Strategic Planul Strategic pentru 2004-2007 si Planul Operational pentru anul 2004.

Management de proiect

• Formare in domeniu pentru reprezentantii facultatilor
• Finantare si proiecte de cercetare corelate cu planul strategic
• Valorificarea rezultatelor/consultantei prin construirea pe aceasta baza in viitor

Formarea in domeniul managementului de proiect a fost conceputa ca o formare clasica si ofertata ca atare facultatilor, numai cateva facultati au fost interesate de aceasta forma de instruire cele mai multe preferand atelierele de lucru la nivelul catedrelor, centrate pe proiecte de finantare si respectiv de cercetare care raspund nevoilor specifice ale acestora, astfel incat echipa de management de proiect a Universitatii s-a deplasat la aceste facultati.

Principalele aspecte subliniate au fost cele legate de oportunitatea planificarii proiectelor de cercetare si finantare in stransa corelatie cu planificarea strategica. De asemenea, departamentul de management de proiect a lansat campanii de promovare la nivel de facultati a rezultatelor de finantare si cercetare derulate pana in prezent.

Asigurarea calitatii

Actiuni specifice

• Intalniri si discutii cu reprezentantii echipei de asigurare a calitatii (AC) privind utilitatea sistemului de AC in institutiile de invatamant superior.
  Reprezentantii facultatilor au fost pusi in tema cu o abordarea antreprenoriala a unei institutii de invatamant superior, abordare in centrul careia se afla clientul si nevoile sale. S-au trecut in revista amenintarile si oportunitatile existente pe piata educationala si s-a explicat de ce este nevoie ca o universitate sa-si asume explicit calitatea serviciilor pe care le ofera. S-a subliniat faptul ca sistemele de asigurare a calitatii sunt cele care garanteaza supravietuirea/succesul unei organizatii aflate pe o piata guvernata de legile concurentei.
• Politica de AC la UBB. In ultimii ani, Universitatea "Babes-Bolyai" a intreprins sistematic o serie de actiuni cu scopul de a asigura calitatea activitatilor academice. Toate aceste actiuni au fost efectuate in baza unor politici referitoare la calitate. In cadrul acestor intalniri, politicile de asigurare a calitatii au fost dezbatute impreuna cu reprezentanti din conducerea facultatilor.
• Programul de AC la UBB. Cu ocazia vizetelor la facultati, a fost dezbatut si Planul de Asigurare a Calitatii in Anul Universitar 2002/2003. S-a insistat asupra acelor activitati in care facultatile erau implicate direct.
• Evaluarea de catre studenti a educatiei (utilitate, proceduri, rezultate, interpretare). In anul universitar 2001-2002 in Universitatea "Babes-Bolyai" s-a desfasurat un program pilot de evaluare a cursurilor de catre studenti, programul fiind implementat la Facultatea de Chimie si Inginerie Chimica. In urma reactiilor pozitive venite atat din partea studentilor cat si din partea cadrelor didactice, s-a hotarat continuarea evaluarilor. In cadrul intalnirilor cu conducerile facultatilor, s-au prezentat procedura si instrumentele de evaluare, precum si scopul si beneficiile evaluarii cursurilor de catre studenti. S-a insistat asupra modului in care trebuie interpretate rezultatele evaluarilor, pentru ca imbunatatirea procesului didactic sa aiba loc. In urma acestor discutii, evaluarea cursurilor de catre studenti a fost extinsa la alte patru facultati: Facultatea de Business, Facultatea de Stiinte Economice, Facultatea de Istorie si Filosofie si Facultatea de Studii Europene.

Dezbaterile si discutiile cu reprezentantii facultatilor au fost preferate instruirii clasice de tip profesor-student, deoarece personalul academic a raspuns mai bine la aceasta metoda.

Publicatii si diseminarea informatiei despre sistemele de AC

• Numere trimestriale ale Buletinului Calitatii

Departamentul de Asigurare a Calitatii comunica informatiile legate de sistemul de asigurare a calitatii printr-o serie de publicatii periodice sau non-periodice:
• Buletinul Calitatii (trimestrial);
• Brosuri referitoare la asigurarea calitatii (anual);
• Evaluarea academica (2002) ;
• Web-site-ul Serviciului de Asigurare a Calitatii si Management Strategic (2003).

Materialele publicate au fost trimise la facultati/departamente, putand fi consultate de catre toti cei interesati. Prin Buletinul Calitatii si prin brosuri se face publica structura sistemului de asigurare a calitatii, obiectivele acestuia si responsabilitatile unitatilor implicate. In plus, Buletinul Calitatii contine si angajamentul teoretic care se afla in spatele politicilor de asigurare a calitatii. Evaluarea academica publicata in 2002 a stabilit, pe baze stiintifice, procedurile standard dupa care se realizeaza evaluarea cursurilor de catre studenti. In august 2003 a fost construit site-ul Serviciului de Asigurare a Calitatii si Management Strategic (http://AC.ubbcluj.ro). Pe site se pot gasi informatii complete legate de structura sistemului de asigurare a calitatii, responsabilii AC pe facultatii, evaluarea cursurilor de catre studenti, proiecte de asigurare a calitatii in care Universitatea "Babes-Bolyai" este implicata, programele anuale de asigurare a calitatii, link-uri catre structurile europene cu responsabilitati legate de asigurarea calitatii in invatamantul superior, etc.

• Publicatii anuale (Quality Assurance Brochures)
• Publicarea Evaluarii Academice in 2002
• Realizarea website-ului departamentului AC

Implicarea in proiecte nationale si internationale si organizarea de seminare si conferinte:

• Seminarul international "Institutional experiences in quality assurance in higher education"
• Implicare in "Quality culture project"

In iunie 2002, Universitatea "Babes-Bolyai" a organizat seminarul international Institutional Experiences in Quality Assurance in Higher Education, la care au participat reprezentanti ai unor universitati din Romania, Olanda, Ungaria, Italia, Franta si Yugoslavia. De asemenea, Universitatea "Babes-Bolyai" a fost implicata in proiectul european Quality Culture si in proiectul national Calist, ambele vizand probleme legate de calitate. Cu ocazia celei de-a cincea conferinte a Asociatiei Universitatilor Europene (EUA), UBB a gazduit AC Alumni Meeting, intalnire la care au participat reprezentantii ai unor universitati europene de prestigiu. Toate rezultatele acestor participari au constituit importante informatii si instrumente de lucru pentru atelierele cu reprezentantii facultatilor pe asigurarea calitatii.

Instruire in domeniul managementului resurselor umane

Invatare si predare in invatamantul superior

• Evaluarea si auto-evaluarea studentilor si profesorilor
• Management academic si dezvoltarea institutionala
• Finantare si managementul proiectelor de cercetare

Centrul de metodica si pedagogie universitara impreuna cu echipa proiectului a formulat si a inceput implementarea strategiei de dezvoltare a serviciilor de pedagogie si metodica la nivel de universitate

• Restructurarea predarii si evaluarii, trecerea de la expunerea/prelegerea traditionala la predarea activa; trecerea la predarea centrata pe student; transparenta procesului instructiv-formativ; proiectarea pornind de la nevoile de invatare ale studentilor; incurajarea autonomiei in invatare; diversificarea formelor de evaluare; extinderea dimensiunii sociale a predarii
• Elaborarea cursurilor in echipe profesionalizate, formate din: specialist in curriculum; designer de curs (profesor); expert in identificarea, selectia si dezvoltarea experientelor de invatare (psiholog, pedagog, metodician); editor de curs (profesor);evaluator de curs (profesor, colegi).
• Cercetarea predarii si invatarii in mediul universitaro Cercetarea stilurilor de predare si de invatare, sincronizarea acestora;
• Integrarea teoriilor invatarii in practica predarii (mai ales aplicatiile psihologiei cognitive in educatie si ale teoriilor constructiviste asupra predarii);o Monitorizarea sistematica a modificarilor introduse in activitatea cu studentii (tehnici de evaluare si feedback);o Integrarea tehnologiilor multi-media in predare.

Antreprenoriat

• Materiale despre companii asociate, asociatii si fundatii
• Studiu pilot despre antreprenoriat in cercetare

In domeniul antreprenoriatului actiunile au fost in special centrate pe promovarea rezultatelor de bune practici si analize ale practicilor antreprenoriale in domeniul universitar. Aceste analize si rezultate de buna practica au fost puse la dispozitia catedrelor.

Relevant din punct de vedere al rezultatelor proiectului sunt:
• generarea strategiei comune de proiectare a centrelor universitatii,
• cooperarea intre departamente si constituirea parteneriatelor intre acestea si diferite catedre si facultati
• succesul atelierelor de planificare strategica
• programele de formare pe managementul calitatii.